<div dir="ltr"><div>For streamlining the way you record membership payments, I would recommend a billing system. Here are the ones we looked at: <a href="https://dallasmakerspace.org/wiki/Financial_Research#Invoicing_and_Billing">https://dallasmakerspace.org/wiki/Financial_Research#Invoicing_and_Billing</a> (we ended up going with WHMCS) However, I saw Killbill.io recently and it looked really interesting too.</div><div><br></div><div>I would recommend not accepting cash. Here's some of the logic behind that decision: <a href="https://dallasmakerspace.org/wiki/Board_of_Directors_Meeting_20130630#No_Longer_Accepting_Cash_For_Membership_Dues_.28Paul_Brown.29">https://dallasmakerspace.org/wiki/Board_of_Directors_Meeting_20130630#No_Longer_Accepting_Cash_For_Membership_Dues_.28Paul_Brown.29</a></div><div><br></div>We use quickbooks, and we're about to switch to quickbooks online. It's industry standard and generally better than gnucash. This page has some details about that: <a href="https://dallasmakerspace.org/wiki/Bookkeeping_Software#Quickbooks_Desktop">https://dallasmakerspace.org/wiki/Bookkeeping_Software#Quickbooks_Desktop</a></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Wed, Dec 3, 2014 at 7:49 PM, James Nylen <span dir="ltr"><<a href="mailto:jnylen@gmail.com" target="_blank">jnylen@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hi, I'm James Nylen, the treasurer at Red Mountain Makers in Birmingham, AL.<br><div><br>I'm very interested in getting our financial and membership workflows streamlined.  Here are the common tasks I've automated so far:<br><br></div><div>- Pull transactions from bank websites and PayPal, and load them into GnuCash<br></div><div>- Allow viewing and basic editing through a web interface on top of GnuCash<br><br></div><div>Here's what I think are the next steps:<br><br></div><div>- Streamlining the way we record cash membership payments, and cash and non-cash donations<br></div><div>- Report active and lapsed membership (several different types; paid via PayPal and cash/checks)<br></div><div>- Generate monthly financial reports, and maybe even projections<br><br></div><div>What do your processes look like for these items?  Anything that has worked particularly well or badly, and anything else I should be thinking about?<br><br>Thanks,<br></div><div>James<br></div></div>
<br>_______________________________________________<br>
Finance mailing list<br>
<a href="mailto:Finance@lists.hackerspaces.org">Finance@lists.hackerspaces.org</a><br>
<a href="http://lists.hackerspaces.org/mailman/listinfo/finance" target="_blank">http://lists.hackerspaces.org/mailman/listinfo/finance</a><br>
<br></blockquote></div><br></div>