<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Strict//EN" "http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-strict.dtd"><html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml"><head>

    <meta content="text/html; charset=UTF-8" http-equiv="Content-Type"/>

 </head><body style="">

  <div>

   Thanks, this is very helpful!

  </div> 

  <div>

  </div> 

  <div>

   Randy

  </div> 

  <div>

   <br/>> On September 26, 2013 at 2:28 AM hadez <hadez.hso@nrrd.de> wrote:

   <br/>> 

   <br/>> 

   <br/>> We (shackspace) hold a weekly plenum that is open for anyone (even

> non-members) to attend.

> It's the default forum for $everything.

   <br/>> A protocol of the plenum is distributed to all members so everyone's

> at least informed.

   <br/>> 

   <br/>> The formal body (the association you become a member at, shack e.V.)

   <br/>> has a board of 3+2 and the number of formal "board meetings" is in the

   <br/>> single digits.

   <br/>> Topics discussed during such meetings are usually of a legal nature

> and involving operation of the formal body (read: paperwork).

   <br/>> Only board members attend those but a protocol of the meeting is later

> distributed to all members.

   <br/>> 

> This turned out to be a pretty good split for us.

   <br/>> 

   <br/>> Caveat: we have a board because we have to, not because we want to. We

   <br/>> needed some legal structure to handle contracts (rent, utilities) and

> hold the German equivalent to 501(c)(3) status.

   <br/>> Being on the board you sign up for boring work and responsibilities

> without any benefits.

   <br/>> Virtually all decisions are delegated to our plenum meeting and the

   <br/>> board simply waves those decisions through as long as financial and

> legal implications are within limits.

   <br/>> 

   <br/>> Since the plenum meeting happens weekly the chance to get your topics

> in is high.

   <br/>> The agenda is frozen 24h before the meeting to let people decide

> whether or not they want/need to attend.

> We usually have between 8 to 15 folks attending depending on topics.

   <br/>> We've got 200+ members in total of which around 30 to 40 can be

   <br/>> considered to be "highly active" within the club (wild guessing and

   <br/>> gut-feeling on that last number) with a larger number showing up only

> now than then.

   <br/>> 

   <br/>> Not sure if this would work for your setup but here's the patterns

   <br/>> that worked well for us over the last 3 1/2 years:

   <br/>> - board is only there for paperwork(tm) only

   <br/>> - board meetings are called on-demand and limited to members of the

   <br/>> board. regular members are informed by a meeting protocol

   <br/>> - high-frequency (weekly) public plenum meeting to discuss day to day stuff

   <br/>> - bonus: have a board member at the plenum meeting to have someone

   <br/>> there to answer any questions regarding board-stuff

   <br/>> 

   <br/>> 

   <br/>> Other than that we're required by law and our statutes to hold an

> official and formal members meeting.

   <br/>> This usually happens no more often than once every year or every other

> year depending on statutes etc.

> Those meetings vote board members and decide stuff like changes to the statutes.

   <br/>> Usually _a lot_ of members show up for those and it's a really formal

   <br/>> proceeding.

   <br/>> -- 

   <br/>> hadez

   <br/>> _______________________________________________

   <br/>> Discuss mailing list

   <br/>> Discuss@lists.hackerspaces.org

   <br/>> http://lists.hackerspaces.org/mailman/listinfo/discuss

  </div>

</body></html>